Eine Registratur klingt altmodisch - ist aber ein wichtiges Hilfsmittel um zum einen alle an einem Einsatz beteiligten Einsatzkräfte zu erfassen - aber eben auch alle Verletzten und unverletzten Betroffenen! So hat beispielsweise das Deutsche Rote Kreuz in der Bundesrepublik Deutschland den staatlichen Auftrag, in Einsätzen alle Menschen zu erfassen und dies im Rahmen der Aufgabe als „Amtliches Auskunftsbüro“ anfragenden Menschen und Behörden zugänglich zu machen. Viele hunderttausende Hinterbliebene haben so nach dem letzten Weltkrieg so Auskunft darüber bekommen, was aus ihren Angehörigen geworden ist.

Auch die Notfallbox besitzt eine solche Datenbank. Auch hier wieder wurde „Erfassung“ von der „Suche“ getrennt. Sollten ausreichend Menschen zur Verfügung stehen, so kann ein Mensch dauerhaft Einsatzkräfte und Betroffene erfassen, während ein anderer Mensch in einem eigenen Fenster Auskunft bei Anfragen geben kann.